Pourquoi l'information constitue le moteur de chaque organisation, et comment la placer au service de celle-ci

La collecte de données revêt un caractère toujours plus important au sein des entreprises, à plus forte raison après la numérisation généralisée consécutive à la pandémie. Elle représente cependant une valeur trop souvent laissée de côté. Les entreprises savent qu'elles ont besoin de recueillir des données et de générer des informations à partir de celles-ci. Mais elles manquent souvent de moyens efficients de gérer et d'analyser ces mines d'informations.

Les décideurs informatiques se doivent de poser les bonnes questions. Comment les données sont-elles recueillies ? Comment sont-elles analysées ? Sont-elles utilisées pour permettre une meilleure prise de décision ?

Un changement d'état d'esprit est toutefois nécessaire en premier lieu. Les organisations ont principalement adopté des systèmes de gestion de l'information en raison de problèmes de conformité et de sécurité. Il s'agit là d'une approche réactive, relativement contraignante pour les équipes informatiques.

À mesure que les technologies émergentes comme l'IA deviennent de plus en plus répandues, et que les entreprises gèrent des ensembles de données de plus en plus massifs et complexes, le rôle des informations évolue.

Les décideurs informatiques, ainsi que d'autres acteurs, prennent davantage conscience que l'investissement dans la gestion de l'information ne constitue pas qu'une simple case à cocher, mais peut également libérer une valeur jusqu'alors inutilisée par les entreprises, et rendre les processus plus rapides, plus sécurisés et plus valorisants pour les employés.

Une bonne gestion de l'information débute avec l'optimisation des flux d'information au sein de l'organisation. Les débouchés sont multiples, et dépendent de l'ambition des décideurs de l'organisation.

Comprendre comment l'information circule au sein de votre organisation est relativement simple, mais essentiel pour exploiter les données en accord avec les obligations de conformité. Les secteurs strictement réglementés, comme ceux de la santé et des services financiers, ont amplement œuvré à la mise en œuvre de solutions de gestion de l'information. Ces secteurs doivent gérer d'importantes quantités de données sensibles, comme les dossiers des patients et les informations personnelles identifiables, mettant en évidence la nécessité d'une amélioration de la gestion de l'information.

Bien que ces secteurs aient été les pionniers de l'automatisation, du fait de cette nécessité de se focaliser à tout prix sur le renforcement de la conformité, certaines entreprises ont raté le coche pour exploiter le véritable potentiel de leurs données.

L'accent mis sur la sécurité et la conformité a minimisé l'importance de la gestion de l'information au sein de nombreuses organisations, et engendré une perception trop optimiste de maturité numérique.

Les recherches de Canon indiquent que les organisations progressent dans la numérisation des processus ; 94 % d'entre elles déclarent avoir mis en œuvre une forme d'automatisation. Lorsqu'on les interroge à propos de la sécurité des informations et des processus numériques, 78 % des décideurs informatiques estiment que leur entreprise est déjà mature¹.

En dépit de cette maturité perçue, seuls 53 % des décideurs informatiques ont mis en œuvre les « premières étapes » de leur transition vers l'automatisation, les droits d'accès automatiques étant la capacité la plus fréquemment mentionnée².

Cela témoigne du peu de profondeur d'application des processus automatisés à ce jour. Quelles mesures les décideurs informatiques doivent-ils prendre pour améliorer cet aspect ?

Les données sont le moteur des organisations. En exploitant leur valeur, vous pouvez bénéficier d'opportunités supplémentaires et obtenir un avantage concurrentiel. L'information ne possède toutefois de valeur que lorsqu'elle circule. Les entreprises recueillent déjà ces données à des fins de conformité, les décideurs informatiques doivent donc rechercher des moyens d'aider les différentes équipes à partager l'information de manière plus efficiente. Lorsque les bonnes personnes ont accès aux bonnes données, il devient beaucoup plus facile d'optimiser les processus.

À titre d'exemple, dans le secteur de la santé, cela pourrait se traduire par une utilisation des données contenues dans les dossiers hospitaliers pour optimiser les flux d'admission et de sortie, en identifiant les sources d'engorgement et les manques d'efficience afin de réduire les temps d'attente des patients. Prendre un peu du recul et reconsidérer la façon dont l'information circule dans l'entreprise peut devenir un facteur de différenciation clé vis-à-vis de la concurrence.

Avez-vous déjà entendu parler de l'effet de la « chaise pivotante » ? Cela désigne l'obligation pour le personnel de jongler entre divers systèmes et applications simplement pour effectuer des tâches de routine, ce qui s'avère être un véritable inhibiteur de croissance. Pire encore, cela peut empêcher les tentatives de mise en œuvre de nouvelles technologies comme l'IA. En connectant les systèmes clés et en créant un réseau d'informations unifié, un programme de gestion de l'information robuste facilite l'adoption des technologies émergentes, tout en générant des rendements plus élevés grâce à des données accessibles de haute qualité.

Les organisations ne sont pas seules dans cette entreprise. Un partenaire stratégique possédant l'expérience adéquate en matière de gestion de l'information et de processus métier peut aider à identifier les informations les plus précieuses sur lesquelles se focaliser (et participer à la création des processus appropriés pour les exploiter). Par ailleurs, une plateforme homogène facilite la gestion de l'information à l'échelle de l'entreprise et permet de surmonter les silos. Une équipe de direction impliquée peut promouvoir les changements et définir la vision globale.

Prônons un changement de perception. La gestion de l'information n'est pas qu'une question de conformité. Il s'agit d'accélérer la capacité d'une organisation, et de créer une valeur nouvelle dans des phases opérationnelles jusqu'alors délaissées. Lorsque les entreprises parviennent à intégrer ce message, elles deviennent à même de récolter le fruit des technologies qui façonneront l'avenir.