Le défi

SCP FERIAUD SEMONNAY MESTRE est un office notarial qui emploie 15 personnes. Le point de départ de la réflexion se base sur deux demandes : comment réduire et économiser du papier en optimisant la fonction télécopie extrêmement consommatrice de papier, et en parallèle optimiser le temps de gestion des documents télécopie afin de gagner en efficacité. La solution mise en place devra conserver le mode de communication par télécopie. Equipée de systèmes d’impression Canon et satisfaite des produits ainsi que de la qualité de service apportée, la SCP FERIAUD SEMONNAY MESTRE s’est naturellement adressée à son contact commercial Canon afin de fournir une solution adaptée à ces deux demandes. Dans ce cadre, l’ingénieur commercial a proposé la solution « Faxbis » qui permet la dématérialisation de la fonction télécopie en entreprise.

Les besoins et enjeux exprimés sont les suivants :

• Obtenir des gains de temps importants par l’optimisation des processus de gestion des télécopies, afin que chaque collaborateur se consacre à son coeur de métier, le juridique.
• Obtenir des gains financiers par une économie de papier et d’impression.
• La SCP FERIAUD SEMONNAY MESTRE a également fait appel à Canon dans un souci de préservation de l’environnement puisque la problématique du recyclage papier est présente au quotidien dans l’entreprise.

La solution

Pour répondre aux besoins exprimés, la solution « Faxbis » proposée a été très rapidement installée dans l’office notarial.

L’ingénieur commercial Canon a paramétré la solution et a animé une formation auprès de la personne référente de l’étude, afin de la familiariser avec l’outil. Celle-ci a ensuite relayé la formation auprès de ses collègues. Depuis l’installation de « Faxbis », envoyer ou recevoir un fax est un processus beaucoup plus fluide, tout se fait directement à partir du poste de travail des collaborateurs. L’installation de « Faxbis » a accru le confort des utilisateurs en matière d’échanges, de gestion des télécopies et des accusés d’émission. Il est à noter une réduction très importante des va-et-vient des collaborateurs entre leur bureau et les systèmes d’impression. Les collaborateurs ont gagné en temps et en efficacité dans la gestion des processus.

La solution

Pour répondre aux besoins exprimés, la solution « Faxbis » proposée a été très rapidement installée dans l’office notarial.

L’ingénieur commercial Canon a paramétré la solution et a animé une formation auprès de la personne référente de l’étude, afin de la familiariser avec l’outil. Celle-ci a ensuite relayé la formation auprès de ses collègues. Depuis l’installation de « Faxbis », envoyer ou recevoir un fax est un processus beaucoup plus fluide, tout se fait directement à partir du poste de travail des collaborateurs. L’installation de « Faxbis » a accru le confort des utilisateurs en matière d’échanges, de gestion des télécopies et des accusés d’émission. Il est à noter une réduction très importante des va-et-vient des collaborateurs entre leur bureau et les systèmes d’impression. Les collaborateurs ont gagné en temps et en efficacité dans la gestion des processus.

Les avantages

• Gain de temps et de productivité grâce à la simplification du processus d’envoi de télécopies
• Réduction des coûts rendue possible par l’économie de papier
• Aucun matériel supplémentaire n’est nécessaire pour envoyer/recevoir des fax
• Respect de l’environnement avec la réduction des impressions et le recyclage du papier.