Le défi

Créée en 1982, le réseau GESAT est une association regroupant les ESAT (Etablissement et Services d’Aide par le Travail) et les EA (Entreprises Adaptées). Sa vocation est d’assurer la promotion du secteur du travail protégé et adapté en accompagnant les acteurs économiques, publics et privés, dans leurs relations avec les ESAT et les EA.

L’entreprise est confrontée à plusieurs enjeux de gestion :

• Eviter de ressaisir une information existante tout en supprimant le risque d’erreur lors de la ressaisie
• Mettre fin à la multiplicité de tâches inutiles (saisie, ressaisie, copie, photocopie et classement dans des dossiers d’archive)
• Fluidifier les échanges à travers un système unique de gestion électronique de documents
• Réaliser des économies d’impression (toners, papier, maintenance…) en centralisant l’impression de documents grâce à un multifonction

La solution

Afin d’éviter des échanges papier à répétition entre son ESAT et le siège social de l’association, le directeur Monsieur Bragard a centralisé la comptabilité et mis en place une GED grâce à 4 licences « nommées» Therefore et une licence dédiée au service comptabilité de l’association pour traiter l’ensemble des échanges (bons de livraison, factures, bons de commandes…). A ce jour, seul l’ESAT « les Chevenières » est équipé d’une solution Therefore, bien qu’un déploiement plus large soit à l’étude.

La solution

Afin d’éviter des échanges papier à répétition entre son ESAT et le siège social de l’association, le directeur Monsieur Bragard a centralisé la comptabilité et mis en place une GED grâce à 4 licences « nommées» Therefore et une licence dédiée au service comptabilité de l’association pour traiter l’ensemble des échanges (bons de livraison, factures, bons de commandes…). A ce jour, seul l’ESAT « les Chevenières » est équipé d’une solution Therefore, bien qu’un déploiement plus large soit à l’étude.

Les avantages

• Un gain de temps qui permet aujourd’hui de traiter l’information 7 fois plus vite
• Une économie de place qui a permis grâce à la GED de supprimer les armoires d’archives
• Un investissement rentabilisé sur 60 mois qui lui permet de réaliser un excédent budgétaire.
• Un traitement annuel de 3000 factures grâce à Therefore, soit 30 factures en 1 heure au lieu de 7 heures
• Une économie de 4000 impressions par an