Simplify, Leeds City Council optimise their print service using Canon document solutions

Conseil municipal de Leeds : devenir le meilleur, tout en économisant

Le défi

Fournissant des services d'assistance essentiels à 700 000 citoyens, le conseil municipal de Leeds est la deuxième plus grande institution métropolitaine de Grande-Bretagne. De plus, il souhaite être considéré comme le meilleur, pour la qualité des services fournis et leurs moyens de livraison. Dans une ère d'austérité et de coupes budgétaires du secteur public, c'est un objectif de taille.

Outre le fait de vouloir gagner en productivité tout en réduisant les coûts d'impression et les déchets, le conseil devait également modifier le mode d'accès aux services publics. Comme l'explique Helena Phillips, responsable des services partagés : « Les canaux numériques sont de plus en plus utilisés pour communiquer, nous devons donc faire évoluer les services que nous offrons au regard des coupes budgétaires. »

"Notre priorité était de mettre en œuvre une solution d'impression intelligente qui permettrait au conseil municipal d'économiser de l'argent et de nous faire gagner du temps."

Simplify, Leeds City Council boost productivity through Canon’s printing and document management solutions

Pour l'identification des zones d'inefficacité, le service d'impression du conseil était la solution évidente. L'impression représente une fonction informatique principale pour ses 12 500 employés, mais son parc de périphériques autonomes et en réseau était difficile à gérer et à entretenir. Kirsty McCarthy, responsable des services de gestion d'impression, se souvient : « Mon équipe passait ses journées à gérer des erreurs et à essayer de réduire les perturbations. Notre priorité était de mettre en œuvre une solution intelligente qui permettrait au conseil municipal d'économiser de l'argent et de nous faire gagner du temps. »

La solution Canon

En travaillant en étroite collaboration avec le conseil, Canon a développé une solution d'impression à l'échelle de l'entreprise, PrintSmart. Cette solution se compose de 850 multifonctions monochrome ou couleur avancés et d'un serveur de télécopie intégré sous un système de gestion unique.

"Canon a instantanément pris le rôle de partenaire stratégique plutôt que celui de fournisseur."

Pour aider le conseil à lancer la solution PrintSmart en seulement six mois, Canon a proposé un cours en ligne, ainsi qu'un programme de formation afin de créer des « super utilisateurs » qui pourraient montrer aux membres du conseil comment utiliser le système optimisé. Pour Andrew Byrom, responsable des services Infrastructure et Service, « Canon a assumé le rôle de partenaire stratégique plutôt que celui de fournisseur. Les membres de l'équipe se sont entièrement consacrés au projet et ont fait leur maximum tous les jours, en particulier lors de la difficile phase de transition. Au vu de sa qualité et de sa simplicité d'utilisation, la technologie a été adoptée par tous. »

Avantages

PrintSmart a eu un impact financier immédiat. En effet, elle a permis au conseil d'économiser environ 30 % de la valeur du précédent contrat dès la première année, et plus de 400 000 £ à ce jour. En remplaçant le parc d'imprimantes par moins de multifonctions plus rentables, le nombre de périphériques d'impression a été rationalisé de 39 %, ce qui a entraîné une réduction de 25 % du volume d'impression dès la première année. Les économies réalisées sur le plan environnemental étaient également impressionnantes. Avec des économies d'environ 1 007 318 kg de gaz à effet de serre et de 18 139 arbres lors des 12 premiers mois, Leeds est sur le point de devenir une ville présentant une empreinte carbone plus faible.

"L'amélioration a été spectaculaire. Des modifications mineures (visibilité des files d'attente d'impression et accès par code PIN individuel, par exemple) évitent toute perte de documents et permettent de gagner du temps."

La productivité a également connu une forte hausse. Jo Miklo, responsable de l'administration d'entreprise, explique : « L'amélioration a été spectaculaire. Des modifications mineures (visibilité des files d'attente d'impression et accès par code PIN individuel, par exemple) évitent toute perte de documents et permettent de gagner du temps lorsque vous les récupérez. Les fonctionnalités de numérisation facile des données nous permettent également de répondre plus rapidement aux demandes des citoyens. » Les temps d'arrêt sont quasiment inexistants et, d'après Andrew Byrom, le fait qu'il n'ait reçu aucune plainte depuis des mois est une preuve incontestable de réussite.

Des améliorations majeures ont également été apportées à la sécurité des données. La solution de télécopie avancée, par exemple, utilisée pour l'échange d'informations entre les hôpitaux et les écoles, garantit le traitement en toute sécurité des informations sensibles. De nouvelles mesures, telles que l'accès par code PIN individuel et la suppression automatique des travaux d'impression après 24 heures, ont également amené des améliorations significatives dans ce domaine.

Un conseil numérique

Avec l'aide de Canon, Andrew Byrom vise à réduire le volume d'impression du conseil de cinq pour cent chaque année. En utilisant les rapports de données précis du système, son équipe ciblera les services coûteux en impression, et expliquera au personnel comment réduire l'impression. L'objectif est de veiller à ce que la nouvelle infrastructure d'impression génère un retour sur investissement à long terme, afin que le conseil puisse cibler d'autres domaines à des fins d'amélioration et d'économies.

Simplify, Leeds City Council cut costs and waste, using plug and play technology from Canon

"En repensant la façon dont nous travaillons, Canon nous a aidé à mieux servir les citoyens de Leeds."

Le succès de PrintSmart au conseil a été reconnu en interne comme un modèle de mise en œuvre des grands projets d'entreprise. Pour Helena Phillips, « PrintSmart a simplifié l'impression et l'a transformé en un outil indispensable pour travailler à l'ère numérique. En repensant la façon dont nous travaillons, Canon nous a aidé à mieux servir les citoyens de Leeds. »

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