ARTICLE

8 conseils pour faciliter les tâches administratives des photographes et vidéastes

A man leans over a desk and points at an image of a woman's face on a monitor. A Canon camera and lenses are also on the desk.
Factures, assurances et entretien de l'équipement : les tâches administratives sont importantes si vous souhaitez que votre activité de photographe ou vidéaste soit un succès.

Peu importe le stade où se trouve votre carrière, que vous soyez un professionnel chevronné ou que vous commenciez seulement à prendre des photos et des vidéos dans le cadre d'un projet secondaire, votre aptitude à capturer des images de qualité ne représente qu'une partie du travail. Lorsque vous gagnez votre vie en tant que photographe ou vidéaste, vous devez également vous attaquer à des tâches professionnelles essentielles pour réussir.

Qu'il s'agisse de gestion de budget, de facturation, d'assurance, de maintenance d'équipements ou d'organisation de fichiers, il est primordial de comprendre ce que vous devez faire pour rester maître de ces tâches, tant pour vos finances que pour votre réputation. Pour vous guider dans ces eaux potentiellement instables, voici notre guide administratif en huit points, dédié à tous ceux qui prennent des photos, des vidéos ou les deux.

1. Gestion de votre budget

La gestion de vos finances devrait figurer en tête des priorités de votre activité. Si vous êtes à court d'argent, votre entreprise échouera. Réfléchissez au préalable à vos projets pour l'année à venir et estimez quels seront vos coûts. Votre facturation doit prendre en compte l'entretien et la maintenance de votre équipement et vous devez vous demander si l'un de vos appareils est à remplacer. Si vous prévoyez de voyager, évaluez vos frais de déplacement et d'hébergement, et prenez-les en compte lorsque vous fixez vos tarifs.

Canon Professional Services

Possédez-vous un équipement Canon ?

Enregistrez votre équipement pour bénéficier de conseils gratuits d'experts, faire réparer ou entretenir votre matériel, participer à des événements sources d'inspiration et profiter d'offres exclusives grâce au programme CPS (Canon Professional Services).

Se faire payer pour son travail exige souvent beaucoup d'efforts. Les contrats désinvoltes ne suffisent pas : vous devez préparer des factures professionnelles, créer un système pour en assurer le suivi et relancer les mauvais payeurs. Si vous êtes très organisé, vous pouvez le faire à l'aide de vos propres documents et feuilles de calcul. Sinon, un logiciel de comptabilité peut également automatiser le processus et vous épargner temps et efforts. Notez toutefois que les grandes entreprises ne traitent pas toujours leur facturation de la manière qui vous convient. Elles disposent souvent de leurs propres systèmes de paiement, auxquels vous devez vous accommoder.

Vous pouvez avoir besoin d'établir un budget pour promouvoir votre activité, peut-être par le biais d'envoi massif d'e-mails, de prospectus ou de publicités dans des magazines ou sur les réseaux sociaux. Et si la crise liée au coronavirus nous a bien appris quelque chose, c'est que nous devrions tous avoir des fonds de réserve pour gérer ces situations d'urgence.

2. Une assurance pour parer à toutes les éventualités

Les plus gros risques financiers auxquels vous êtes confronté en tant que photographe ou vidéaste sont les dégâts matériels ou la perte de votre équipement essentiel, et les poursuites en justice. Par conséquent, vous avez besoin d'une assurance pour l'équipement et une autre pour la responsabilité civile, afin d'être protégé contre ces deux situations. Vous avez également besoin d'une assurance de voyage si vous voyagez pour le travail, d'une assurance indemnisation si vous employez d'autres personnes et éventuellement d'une assurance erreurs et omissions pour vous couvrir si le client n'est pas satisfait de votre travail. Pour chacune de ces assurances, il est essentiel de lire très attentivement le contrat avant de le signer, afin de vous assurer que vous aurez bien la couverture dont vous avez besoin.

A man and a woman sitting at a desk looking at the monitor of a desktop computer.
Courir après les factures est peut-être l'une des tâches les plus fastidieuses auxquelles vous êtes confronté en tant que freelance, mais il est possible d'utiliser un logiciel pour automatiser le processus.

3. Gestion des licences d'images

Réaliser une vente ne signifie pas seulement fixer un prix et remettre une image ou une vidéo. Vous devez également convenir de la façon dont votre acheteur peut utiliser votre matériel et pendant quelle période, autrement dit spécifier le type de licence que vous lui accordez. Si le client souhaite une utilisation exclusive de vos photos, vous lui accorderez des droits exclusifs. Sinon, la licence doit spécifier des droits non exclusifs, ou une exclusivité s'il souhaite utiliser vos images avant quiconque et vous laisser les revendre uniquement à une date ultérieure.

En fonction de l'utilisation des images, vous accordez des droits commerciaux ou non commerciaux. Si le client souhaite les utiliser une seule fois, vous lui accordez des droits d'utilisation unique, tandis qu'une licence libre de droits lui permet d'utiliser votre image autant de fois qu'il le souhaite.

Il existe aussi des licences en droits gérés, un peu plus complexes, lorsque des restrictions particulières sont imposées concernant l'utilisation des images par le client, avec des frais différents associés à chaque utilisation. Enfin, quelle que soit la licence convenue entre vous et votre client, vous devrez peut-être également ajouter des exigences spécifiques à l'accord, par exemple si vous souhaitez que votre travail soit crédité.

A Canon EOS-1D X Mark III being placed in a kit box.
Les utilisateurs Canon peuvent s'inscrire auprès de Canon Professional Services (CPS) pour bénéficier de services et de réparations rapides de la part d'experts Canon.

4. Maintenance de votre équipement

La maintenance de votre équipement peut avoir un impact considérable sur vos coûts à moyen terme. Il est essentiel de nettoyer votre appareil photo, vos objectifs et vos accessoires régulièrement, conformément aux instructions du fabricant. « Régulièrement » n'est pas un vain mot, donc assurez-vous de vous réserver du temps pour ce nettoyage dans votre emploi du temps. Veillez également à nettoyer soigneusement vos étuis et sacoches afin d'éviter que de la saleté ou de la poussière ne pénètre à l'intérieur et n'endommage votre équipement.

La propreté n'est néanmoins qu'un aspect de l'entretien général. Votre équipement nécessite également une révision régulière effectuée par un technicien qualifié pour garantir son fonctionnement optimal. Nous vous recommandons de vous inscrire auprès de Canon Professional Services (CPS), car, en plus de nombreux autres avantages, cela vous permettra d'accéder rapidement à des services et réparations dans des centres de réparation et de maintenance Canon spécialisés.

5. Mises à jour logicielles

De nos jours, la maintenance n'est plus seulement physique. Il est également essentiel de vérifier régulièrement les mises à jour micrologicielles de votre équipement. Rendez-vous sur Business Product Support pour savoir si votre équipement est à jour.

Le micrologiciel n'est pas le seul logiciel à prendre en compte. De nombreux fabricants proposent des applications gratuites pour améliorer le flux de travail. Il est donc utile de surveiller la section Applications de ce site. Par exemple, l'application Canon Camera Connect vous permet de contrôler votre appareil photo depuis votre téléphone pour une prise de vue à distance et un partage de photos simplifié, tandis que Digital photo Professional Express vous permet d'importer, de parcourir et de modifier des fichiers d'image, où que vous soyez.

Icons explaining how Canon's image.canon cloud storage system works.
Le nouveau service image.canon connecte les appareils photo Canon compatibles au cloud et permet de stocker vos photos et vos films pendant 30 jours.
A woman using the Canon Camera Connect app on her smartphone to operate her camera remotely.
Contrôlez votre appareil photo à distance via votre smartphone grâce à l'application Canon Camera Connect, téléchargeable gratuitement.

6. Organisation des fichiers

Toute personne ayant déjà recherché une image précise parmi des centaines de milliers sait qu'il faut mettre en place un système infaillible pour organiser ses photos. Avant de prendre le moindre cliché en tant que travailleur indépendant, élaborez une convention de dénomination fiable pour vos images. Cette convention peut inclure la date, le type de prise de vue et le nom du client, mais l'essentiel est de trouver une méthode qui vous permet de vous y retrouver. De même, il est important de créer une structure de dossiers efficace, qui pourrait être classée par prise de vue, thème ou sujet, par exemple.

Canon Ambassador Muhammed Muheisen explaining how his camera works to a group of Afghan children.

10 conseils sur les réseaux sociaux destinés aux photographes

Trois ambassadeurs Canon comptant plus d'un million d'abonnés partagent leurs conseils pour créer du contenu innovant et captivant sur les réseaux sociaux.

L'attribution systématique de noms à vos images et dossiers n'est qu'une étape vers une bonne gestion des ressources. La prochaine est d'ajouter des balises significatives (aussi appelées mots-clés) à chacun de vos fichiers. Ces balises permettent d'identifier des caractéristiques telles que le lieu, le sujet, le style, la période de l'année, le type de lumière, les couleurs dominantes, et ainsi de suite, mais également vos photos préférées ou le nom des clients ayant passé commande pour ce travail spécifique.

Bien sûr, après une longue journée de travail, devoir passer du temps à organiser des milliers de photos n'a rien de réjouissant. Il est donc préférable d'organiser le plus possible ses images directement à partir de son appareil photo. De nombreux appareils photo modernes permettent de créer des balises personnalisées et de modifier les noms de fichiers et de dossiers directement depuis le système de menus. Cela facilite énormément l'organisation de votre travail, et les détails de ce que vous avez capturé sont encore bien frais dans votre mémoire.

Une fois de retour dans votre studio, il est plus facile d'organiser vos images grâce au logiciel Digital Photo Professional (DPP) de Canon, fourni gratuitement avec tous les appareils photo numériques EOS et les modèles PowerShot dotés de la fonction RAW. Cela vous permet, par exemple, d'ajouter des notations ou des repères de vérification, ce qui facilite le filtrage des rejets et la recherche de vos prises de vue préférées à une date ultérieure. Vous pouvez trier vos photos par heure, notation et autres attributs, et créer des collections d'images.

7. Sauvegarde

En tant que photographe ou vidéaste, l'une des tâches les plus importantes est de sauvegarder régulièrement vos images ou vidéos soit sur un disque dur externe, soit via un service basé sur le cloud. Vous devez également réfléchir à vos options de sauvegarde pendant une séance de photographie ou de tournage ou lors de vos déplacements. Le nouveau service image.canon connecte automatiquement les appareils photo compatibles au cloud, où photos et vidéos (y compris des images RAW et des clips 4K) peuvent être stockées en toute sécurité et facilement accessibles pendant 30 jours*.

A night-time bridal portrait, with soft-edged bokeh on a row of lights in the background.
Utilisez les fils d'actualité des réseaux sociaux pour mettre en valeur votre style de photographie. Cette photo romantique et mélancolique, prise par l'ambassadrice Canon Félicia Sisco, est représentative du style cinématographique qu'elle privilégie pour ses photos de mariage. © Félicia Sisco

8 Marketing

Pour garantir le succès de votre activité professionnelle, vous devez mettre en avant vos compétences. Cela signifie généralement disposer d'un site Web pour présenter votre travail en ligne, mais aussi être présent sur les réseaux sociaux. Créer et gérer une présence en ligne demande du temps et des efforts. Vous devez donc intégrer ces tâches à votre emploi du temps : idéalement une fois par jour, réservez-vous un moment pour actualiser votre site Web, télécharger des images et des vidéos et communiquer avec vos abonnés.

Votre approche concernant le marketing en ligne dépendra de votre style et du genre de photos et de vidéos que vous proposez. Pensez à vos clients potentiels et au contenu qui pourrait les intéresser, et ciblez vos publications en conséquence. Quoi qu'il en soit, votre contenu doit être pertinent et intéressant. Et l'authenticité est essentielle : si vous ressentez une véritable passion pour votre travail, vos abonnés le ressentiront également.

Rédigé par Tom May


*À compter de mai 2020, les appareils photo utilisant le format RAW CR3 peuvent transférer des images RAW vers image.canon. Les fichiers RAW des appareils photo qui enregistrent au format CR2 seront peut-être pris en charge dans une mise à jour de service ultérieure.

Articles liés

Tout afficher

Recevez la newsletter

Cliquez ici pour recevoir des histoires sources d'inspiration et des articles passionnants de Canon Europe Pro

Inscrivez-vous maintenant