Usage professionnel

Therefore

Qu'est ce que la gestion documentaire ?

Où et comment vos collaborateurs classent-ils leurs documents et comment font-ils pour les retrouver ?

• Avec une structure Windows logique mais qui diffère selon les personnes et leur façon de travailler. 
• Dans leurs boîtes email personnalisées et différentes de l’organisation Windows.
• Dans leurs armoires de rangement qui peuvent être personnelles ou structurées par rapport à un département ou une entreprise, même si l’organisation dépend aussi de l’employé ou du département.
• Dans une clé USB que chacun utilise comme support de stockage ou pour transférer des documents sur d’autres emplacements de stockage.

Il arrive souvent d’utiliser les 4 méthodes combinées, chacune avec une partie des informations, qui peuvent bien sûr ne pas être à jour.
Cela engendre une situation non sécurisée qui peut conduire à la perte, au vol ou à la destruction d’informations, mais aussi à l’accès par des personnes non autorisées à des informations confidentielles.

Il y a deux raisons à ces problèmes :

• Une structure d’arborescence :
Malgré sa clarté et sa logique, elle diffère selon les personnes, leurs métiers et leurs préférences.
Plus le système est important, plus il y a d’information et plus il y a d’acteurs, plus cela devient un problème.
 
• La duplication d’informations sur différents supports :
Plus il y a de copies, plus il est difficile de savoir quelle est la dernière version.

La solution est d’abandonner l’arborescence et de se poser deux questions :

• Quel est le type de document ?

• Quels sont les informations qui définissent ce document ? 

Si vous souhaitez sauvegarder un document, vous pouvez le faire avec ces informations directement depuis vos MFP ou vos scanners avant de l’archiver dans Therefore™.

De la même manière, des documents peuvent être indexés depuis n’importe quel poste utilisateur.

Les index remplacent le besoin d’une arborescence et comme toute personne concernée peut accéder aux documents stockés, il n’y a plus de besoin de dupliquer.

Il n’y a plus qu’un seul endroit pour le stockage, la recherche, la distribution, la validation et la sécurisation des documents. 

En plus de ces avantages les plus évidents, le système de gestion documentaire Therefore™ présente aussi les avantages suivants : 
• Automatisation des processus de validation 
• Archivage d’emails 
• Numérisation par lots et indexation automatique 
• Sécurisation des documents par profils utilisateurs, droits d’accès, authentification, etc. 
• Capture d’information automatique depuis ERP, fichiers spools, etc 
• Stockage sécurisé en cas de panne

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