Retourner sur le lieu de travail : créer un environnement plus sûr et confortable

Alors que de nombreux pays européens continuent de gérer le confinement et commencent potentiellement leur retour à la normal¹, il est temps pour les entreprises de réfléchir à l'avenir de leurs bureaux physiques. Le retour au bureau sera différent dans chaque pays et chaque organisation, et chaque personne aura ses propres préoccupations et priorités.

Les études suggèrent que les espaces de travail hybrides ne sont pas près de disparaître. Le travail à distance est probablement un élément essentiel qui s'installera dans la vie de nombreux professionnels. La flexibilité du travail hybride répond à différents besoins. Les sondages d'opinion montrent que les individus voient l'avantage considérable de travailler avec des collègues dans un bureau physique tout en profitant du travail à domicile. Une enquête a révélé qu'environ trois quarts des employés souhaitent travailler au bureau de façon flexible² (un quart à temps plein au bureau, la moitié au bureau et à domicile, un quart entièrement à domicile), tandis qu'une autre enquête a révélé qu'une part importante de 94 % des employés souhaite retourner au bureau au moins un jour par semaine³.

De même, parmi les parents actifs au Royaume-Uni, seulement 13 % souhaitent revenir à « l'ancien normal »⁴, tandis que les deux tiers de la génération Z et de la génération Y recherchent un travail à domicile permanent⁵. Certaines de ces opinions peuvent être motivées par la peur et l'inquiétude. Un sondage a révélé que les travailleurs au Royaume-Uni, en Espagne, en France et en Allemagne ont un sentiment négatif à l'idée de retourner au bureau⁶. Une autre étude britannique révèle que 44 % des personnes se sentent particulièrement inquiètes par rapport aux risques potentiels pour la santé⁷. Cependant, pour certaines tâches et certains contextes de travail, la collaboration en face à face est indispensable. Ainsi, si une entreprise doit garder un espace de travail physique, il est essentiel que le personnel ait l'esprit tranquille. Pour les responsables informatiques et les responsables administratifs, cela signifie s'assurer que l'espace de travail est sécurisé et qu'il répond aux besoins changeants de la « nouvelle norme ».

Environ 88 % des entreprises déclarent revoir l'espace dont elles ont besoin et la façon dont les changements peuvent apporter des avantages à leur personnel et à l'entreprise elle-même. Nombre d'entre elles cherchent à décentraliser leurs opérations en petits groupes régionaux d'employés, avec des bureaux satellites et des espaces de travail partagés plus proches des lieux d'habitation des employés. Cela pourrait offrir plus de flexibilité et attirer de nouveaux talents.

Il sera essentiel pour les entreprises de s'assurer qu'elles utilisent au mieux leur investissement immobilier, tout en aidant les personnes à collaborer et à se déplacer entre plusieurs sites, et même dans le monde entier.

La technologie jouera un rôle clé dans cette transformation. Les employés pourront se connecter aux périphériques de bureau, y compris aux imprimantes, de manière fluide, où qu'ils se trouvent. Quelles que soient les modifications apportées, les entreprises devront trouver un équilibre entre adaptation et sécurité.

À mesure que les bureaux de l'entreprise changent d'apparence et de fonction, les employés peuvent voir leurs journées de travail changer également. Certaines entreprises envisagent de mettre en place des heures d'arrivée échelonnées et des systèmes à sens unique. Pour cela, une technologie d'arrivée sans contact peut être mise en place avec des cartes d'identité RFID, la reconnaissance faciale ou vocale ou les codes QR.

Une fois au bureau, les applications peuvent permettre au personnel de gérer entièrement le traitement des documents, y compris l'impression et la numérisation, à partir des téléphones et des appareils mobiles. Les imprimantes peuvent même être entretenues via une application pour éviter tout contact physique. Vous pouvez également utiliser la reconnaissance vocale, les codes QR et la NFC pour contrôler les périphériques de bureau. Sur les points de contact nécessaires, tels que les écrans tactiles des imprimantes et les tiroirs de supports, les films antimicrobiens peuvent aider à empêcher la propagation des virus. Une fois appliqués, ces films fonctionnent 24 h/24 et 7 j/7 pendant cinq ans maximum. Leur durée de vie est donc supérieure à la moyenne des appareils. Cela permet au personnel de maintenir des processus de nettoyage standard et d'éviter d'avoir à nettoyer les pièces critiques, ce qui pourrait endommager la technologie. Il est essentiel que ces films garantissent que l'appareil est toujours disponible et qu'il peut être utilisé normalement, en toute sécurité.

Ce sera le facteur clé à mesure que nous rouvrirons les bureaux des entreprises : offrir au personnel la tranquillité d'esprit pour un retour sur le lieu de travail en toute sécurité. De nombreux locaux ayant été fermés aux employés pendant un an ou plus, l'idée de revenir sur le lieu de travail peut causer un sentiment d'anxiété et l'hygiène de l'espace sera une priorité. Il est essentiel que les gens se sentent à l'aise et détendus, mais aussi qu'ils aient la confiance nécessaire pour travailler de manière productive et gérer leur temps efficacement. Pour les locaux et le personnel informatique, la liste des éléments à prendre en compte sera longue. Les nouvelles technologies, les solutions et les processus peuvent atténuer une partie de ce stress.

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