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FAQ du DRH

Ce que chaque responsable RH doit savoir sur la transformation numérique

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Three people play table football in a communal space

Un changement rapide

Le monde numérique actuel contraint les services de ressources humaines à opérer des changements rapides. Ils jouent désormais un rôle clé et doivent aider les entreprises à préparer l'avenir en développant et en attirant des talents numériques. Mais pour relever ce nouveau défi, les responsables RH doivent d'abord réaliser la transformation numérique de leur propre service. La foire aux questions de Canon explore la façon dont les responsables RH actuels peuvent favoriser l'excellence numérique.

Colleagues putting their hands together in a circle

Comment le service RH va-t-il évoluer au cours des 5 prochaines années ?

Il y a vingt-cinq ans, les RH étaient plutôt considérées comme une fonction indépendante et invisible qu'on nommait « service du personnel ». Leur mission consistait principalement à assurer le bien-être des salariés et on ne leur attribuait aucune valeur stratégique. Aujourd'hui, en revanche, l'équipe des « Ressources humaines » est au cœur des entreprises qui souhaitent réaliser leur transformation numérique. Au cours des cinq prochaines années, les RH devront relever un double défi : éliminer les tâches administratives héritées qui se perpétuent depuis des années et adopter un nouveau rôle stratégique pour démontrer la valeur que la fonction apporte à l'avenir de l'entreprise.

Quel sera l'impact d'une nouvelle génération de millenials sur les ressources humaines ?

Une nouvelle génération d'employés nés avec le numérique rejoint l'entreprise et place la barre plus haut : ces personnes attendent une expérience numérique connectée au travail. Avec l'évolution très rapide de la technologie grand public, il n'est pas impossible que de nombreux travailleurs de cette génération préfèrent apporter leurs propres ordinateurs portables et appareils mobiles que dépendre de la technologie fournie par l'entreprise. Parallèlement, le travail flexible s'est imposé, nombre de millenials préférant travailler en dehors des quatre murs du bureau. Le rôle des RH est de s'assurer que le lieu de travail permette aux employés de choisir leur propre façon de travailler de sorte à favoriser leur productivité.

Les RH doivent également veiller à l'actualisation régulière des processus internes en intégrant des ensembles de compétences évolutifs. Avec l'arrivée de cette génération dotée de compétences numériques plus poussées, les pratiques internes, comme la définition d'objectifs, la formation et l'évaluation, doivent également être modernisées et adaptées pour rester pertinentes.

Face à la pénurie de compétences numériques qui guette les entreprises, quel peut être le rôle du DRH ?

Le manque de compétences numériques représente une menace tangible pour chaque entreprise, car la technologie évolue à un rythme tel que les organisations peinent à développer leur expertise en conséquence. Seuls 29 % des experts informatiques déclarent que leur entreprise comprend la transformation numérique et y est préparée1, et parmi eux, beaucoup estiment ne pas avoir les compétences nécessaires pour poser les bases de la révolution numérique. Le service RH joue un rôle primordial dans la résolution de ce problème au sein de l'entreprise, car il doit non seulement attirer les meilleurs talents, mais également investir dans la formation des employés existants.

Quels sont les obstacles auxquels doivent faire face les DRH pour atteindre cet objectif ?

À mesure que son rôle s'élargit, le service RH subit des pressions croissantes en termes de délais, tandis qu'il doit s'adapter à la nature hybride de la fonction et s'acquitter à la fois de ses tâches traditionnelles et de ses nouvelles attributions. Les processus RH tels que l'intégration des nouveaux employés ont toujours pris du temps, mais aujourd'hui, les services RH sont confrontés à des exigences externes telles que la législation sur la conformité et les nouvelles attentes stratégiques de l'entreprise. Malgré toutes ces nouvelles responsabilités, une proportion étonnamment importante des services RH conserve des flux de travail manuels traditionnels, par exemple en saisissant les données des nouveaux employés ou en envoyant les documents d'intégration manuellement. Le travail des équipes RH est alors entravé par une accumulation de paperasse. Parallèlement, s'agissant d'un moyen coûteux et inefficace de traiter et de stocker des informations, les RH sont souvent considérées comme un centre de coûts bureaucratique mal équipé pour faire face aux pressions de l'entreprise numérique moderne.

Comment les principales fonctions RH utilisent-elles les nouvelles technologies pour améliorer les processus ?

L'automatisation offre des avantages significatifs pour les services RH qui l'adoptent. De nombreux professionnels des ressources humaines reconnaissent déjà son potentiel : 68 % pensent que l'automatisation des tâches de routine leur permettra de consacrer leur temps à un travail plus pertinent2.

Une approche privilégiant le numérique permet de gagner du temps et de l'argent sur tous les processus RH, du recrutement au départ des employés. Par exemple, les outils d'automatisation peuvent aider à rechercher des candidats, à planifier des entretiens, à filtrer les candidats et même à vérifier leurs antécédents, autant de tâches autrefois exécutées à la main. À l'autre bout de la chaîne, l'automatisation du processus de départ permet de fermer plus rapidement et plus facilement la boucle, qu'il s'agisse de réinitialiser des mots de passe ou d'automatiser le financement des pensions et des retraites.

Comment les entreprises peuvent-elles garantir une intégration efficace des nouvelles technologies à la fonction RH ?

En réalité, les entreprises sont toujours à cheval entre le nouveau et l'ancien : elles optimisent et mettent à jour les anciens systèmes informatiques, tout en en lançant de nouveaux. La transformation numérique consiste donc à mettre à jour de processus clés et à saisir les opportunités pour automatiser leur efficacité, mais également à gérer et améliorer les flux de travail hors-numérique en parallèle pour une optimisation future. La transformation numérique a de meilleures chances de réussite si les entreprises adoptent cet environnement hybride, mêlant processus numériques et analogiques.

Les entreprises qui intègrent de nouvelles technologies doivent pouvoir s'adapter aux besoins des différentes étapes de la transformation, afin de permettre une intégration complète et harmonieuse avec les systèmes existants et back-end, les flux de travail et les processus, tout en assurant l'évolutivité afin de prendre en compte les innovations futures.

Quel est l'impact des exigences croissantes en matière de conformité, telles que le RGPD, sur les équipes RH ?

La pression que subissent les entreprises en matière de sécurité et de conformité est bien plus forte qu'il y a 20 ans. Cela a un impact significatif sur le service des ressources humaines qui détient certaines des informations les plus personnelles et confidentielles de l'entreprise, des coordonnées bancaires aux dossiers de plainte officiels. Les entreprises ne peuvent pas se permettre que ces informations tombent entre de mauvaises mains, notamment depuis l'entrée en vigueur du RGPD, qui prévoit des amendes colossales pour celles qui ne protègent pas correctement les informations personnelles identifiables (PII).

Comment les services RH peuvent-ils minimiser le risque de violation de données ou d'autres défaillances de conformité ?

Il est important de reconnaître que la cause principale de violations de données n'est pas l'attaque délibérée, mais l'erreur humaine. En 2018, environ 88 %3 des violations étaient accidentelles, la cause la plus courante étant l'envoi par un employé d'informations à la mauvaise personne, la perte de documents physiques ou le stockage d'informations dans un environnement non sécurisé.

L'un des moyens les plus efficaces de limiter ces situations consiste à transformer numériquement les flux de travail de gestion des informations, en protégeant leur stockage et leur partage tout en minimisant les risques de violation accidentelle et malveillante. Alors qu'il suffisait autrefois de placer les dossiers importants dans des armoires de classement verrouillées, cette méthode n'est plus efficace dans le monde numérique actuel. Avec l'enregistrement numérique des documents, les ressources humaines ont la possibilité de contrôler l'accès, de savoir qui consulte ou modifie un document, et disposent ainsi d'une piste d'audit. Parallèlement, les systèmes numériques facilitent la mise en œuvre de bonnes pratiques. Demander aux employés de suivre des instructions détaillées est une bonne chose, mais les plates-formes numériques et logiciels vont plus loin en s'assurant que cela est obligatoire, éliminant ainsi le risque d'erreur.

Comment les services RH doivent-ils aborder leur parcours de transformation numérique ?

Dans un monde idéal, la transformation numérique serait réalisée dans le cadre d'un seul et même projet, et tous les services informatiques travailleraient ensemble pour atteindre les mêmes objectifs. Dans la réalité, la transformation n'est pas un processus linéaire, et il est peu probable qu'une entreprise voit tous ses services évoluer au même rythme, et encore moins qu'elle dispose du budget nécessaire pour financer un changement global. Les RH étant généralement l'un des services de l'entreprise les moins avancés en matière de transformation numérique, il est important d'être réaliste.

De nombreuses entreprises se sentent contraintes d'effectuer une transition rapide, mais une approche radicale imposant une refonte brutale du service RH est généralement vouée à l'échec, car ce dernier est souvent fortement tributaire des processus manuels. Au final, la première étape consiste à évaluer la maturité actuelle sur le plan du numérique. À ce stade, les conseils d'un partenaire expert seront précieux pour l'entreprise, qui pourra ensuite planifier et réaliser sa transformation numérique de façon efficace.

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