Trois étapes pour introduire l'automatisation au sein de votre entreprise

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53 % des entreprises indiquent que la rationalisation des processus est un des moteurs principaux pour la transformation numérique. Découvrez comment réduire les inefficacités.

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Mettre en place l'automatisation dans votre entreprise

Pour 53 % des organisations, créer des processus internes plus efficaces et efficients est le principal moteur de transformation numérique. L'automatisation est un outil essentiel pour atteindre cet objectif : en remplaçant les flux de travail analogiques traditionnels, les entreprises espèrent réduire le taux d'erreurs, économiser du temps et de l'argent, et libérer les collaborateurs des tâches les plus répétitives afin de se concentrer sur des tâches plus valorisantes et centrées sur le client.

La mise en œuvre de l'automatisation peut avoir des répercussions sur l'ensemble de l'organisation. Les responsables marketing peuvent mettre l'accent sur la satisfaction client et suivre les résultats plus facilement. Pour les RH, l'automatisation des processus, qui comprend l'intelligence artificielle, peut aider à fournir des services opérationnels et trés efficaces. Et, dans les fonctions finances, les développements spécifiques en matière d'automatisation peuvent améliorer la sécurité et réduire les erreurs administratives. Cependant, la mise en œuvre de l'automatisation est un élément important du processus de transformation dans lequel beaucoup d'entreprises peuvent se retrouver bloquées. Ci-dessous, nous partageons les 3 étapes clés pour réussir la mise en place de l'automatisation dans votre organisation.

Évaluez votre maturité numérique

Chaque société a une maturité numérique différente. Il est donc prudent de commencer lentement. Évaluer la maturité numérique d'une organisation implique de passer en revue un certain nombre de ses aspects : sa culture, le processus actuel d'adoption de la technologie, et dans quelle mesure elle est bien adaptée pour soutenir une gouvernance numérique. Cela permettra de déterminer si votre société est « sceptique, adoptive, collaboratrice ou différenciatrice ». Ainsi, vous définissez vos objectifs d'automatisation spécifiques et mettez en œuvre une approche progressive pour l'exécution. Il faudra sélectionner de petits processus ne nécessitant pas d'intervention humaine pour les automatiser (p. ex. l'approbation des frais de voyage), plutôt que ceux qui sont stratégiques. Cela servira de premier test et aidera à identifier l'impact et les obstacles potentiels, ainsi qu'à trouver les solutions possibles pour résoudre les problèmes.

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Impliquez les parties prenantes

Lors du début de la mise en place de l'automatisation des processus métier, il est important de définir les rôles et les responsabilités de tous les intervenants impliqués dans le processus. Mettez toutes les parties prenantes sur la même longueur d'onde, impliquez-les dès les premières étapes et établissez une hiérarchie transparente en identifiant le propriétaire du processus, afin d'assurer le respect du principe de responsabilité. Choisissez une solution centrée sur une personne avec laquelle les dirigeants de l'entreprise se sentiront à l'aise et alignez le processus automatisé sur la stratégie existante. L'alignement stratégique est essentiel et peut être déterminant dans la réussite d'une transformation technologique. Organisez une session de réflexion afin de comprendre les points sensibles, et faire en sorte que chacun mesure l'importance de son rôle au sein de l'organisation. De cette façon, exploiter l'automatisation pour résoudre certains problèmes deviendra beaucoup plus simple.

Investir dans la formation

Pour que la transformation numérique soit un succès, il est important d'investir dans la formation du personnel. Néanmoins, pour que les utilisateurs puissent s'habituer à une nouvelle plateforme, il est crucial de choisir un logiciel intuitif et facile à utiliser qui favorise l'auto-apprentissage.

Gestion des processus métier

Le véritable succès de l'automatisation dépend de la façon dont la nouvelle plateforme est adoptée et de la façon dont les utilisateurs interagissent avec le système. Les entreprises doivent pour cela mettre en place un outil de gestion des processus métier (BPM), le processus qui évalue constamment les performances de l'automatisation, et le modifier en continu pour l'optimiser. Sans un suivi régulier des résultats qu'apporte l'automatisation à votre organisation, il est très difficile d'améliorer l'efficacité du processus.

Mettre en place l'automatisation à un certain niveau est une étape importante du processus de transformation de chaque entreprise. Et, alors que ses avantages sont évidents, aucune technologie d'automatisation des processus n'est parfaite, à l'image des êtres humains qui commettent des erreurs. Pour l'exploiter au maximum, de nombreuses ressources organisationnelles sont nécessaires. L'automatisation doit faire partie de l'ADN de l'organisation. Alors qu'elle peut s'avérer coûteuse au départ, l'investissement est rentabilisé si elle est correctement exécutée.

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