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Ce que chaque directeur financier doit savoir sur la transformation numérique

En quoi la transformation numérique a-t-elle un impact sur votre entreprise ?

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Guide de la transformation du service financier dans un environnement hybride

Lisez ce guide de Canon pour découvrir comment fonctionne la technologie numérique et automatisée au sein de la fonction finance

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Foire aux questions des directeurs financiers

La transformation numérique a des répercussions différentes sur chaque service. Cependant, le service financier éprouve en général plus difficultés que les autres à se transformer. Quatre professionnels de la finance sur cinq affirment que leur service n'évolue pas aussi vite que les autres projets de transformation numérique de leur organisation[1]. Cette foire aux questions de Canon explique comment les leaders de la finance moderne peuvent relever les défis auxquels ils sont confrontés tout en promouvant l'excellence numérique via la transformation.

Comment le rôle du directeur financier évolue-t-il ?

Traditionnellement, le rôle du directeur financier implique la planification financière, les rapports sur les performances et la gestion des risques. Toutefois, ce rôle est en train d'évoluer : alors qu'il se contentait auparavant de créer des rapports sur des événements ou des faits passés, le directeur financier commence à définir et à planifier l'avenir de l'organisation. Le directeur financier est aujourd'hui censé créer une stratégie fondée sur les données permettant de planifier des projets en fonction des tendances prévues. Un directeur financier ne peut remplir ce rôle plus actif que s'il n'est pas freiné par la tenue de la comptabilité quotidienne et chronophage. Les directeurs financiers investissent donc généralement davantage dans des technologies capables de rendre ces tâches plus efficaces et automatisées, ce qui leur permet de se concentrer sur l'élaboration de stratégies à valeur ajoutée.

Le service financier est-il généralement à la traîne en matière de transformation numérique ?

Par rapport à d'autres services de l'entreprise, le service financier considère généralement que la transformation numérique représente un défi. En réalité, 88 %1 des services interrogés admettent avoir du mal à respecter les objectifs de l'entreprise en matière de numérique. En conséquence, le service financier est fréquemment confronté à des problèmes entraînant une baisse de productivité et d'efficacité, ainsi qu'une augmentation des coûts de processus. Cela peut ensuite renforcer le préjugé selon lequel le service financier est un centre de coûts.
[1] Rapport AIIM : finance et comptabilité en 2017

Quels obstacles entravent la transformation numérique des entreprises, et plus particulièrement du service financier ?

Le progrès est encore entravé par une dépendance excessive envers les processus manuels et les systèmes existants : 66 % [1] des professionnels de la finance affirment qu'ils sont plus dépendants des supports papier que toute autre service de l'entreprise. Le fait est que tous les services de l'entreprise visent, à terme, à numériser l'ensemble de leurs flux, mais ce processus prend du temps. Puisque le service traite certaines des informations les plus sensibles et les plus importantes de l'ensemble de l'entreprise, la seule idée de perturber les flux de travail habituels peut sembler intimidante. En conséquence, l'adoption de la technologie numérique doit être bien réfléchie, et tous les nouveaux processus de travail manuels et numériques doivent continuer à collaborer.

Comment les entreprises peuvent-elles garantir une intégration efficace des nouvelles technologies au service financier ?

En réalité, les entreprises sont toujours à cheval entre le nouveau et l'ancien : elles optimisent et mettent à jour les anciens systèmes informatiques, tout en en lançant de nouveaux. La transformation numérique consiste donc à mettre à jour de processus clés et à saisir les opportunités pour automatiser leur efficacité, mais également à gérer et améliorer les flux de travail hors-numérique en parallèle pour une optimisation future. La transformation numérique a de meilleures chances de réussite si les entreprises adoptent cet environnement hybride, mêlant processus numériques et analogiques.

Par conséquent, lorsque les entreprises intègrent de nouvelles technologies, elles doivent se montrer flexibles quant aux besoins de chaque étape de la transformation et garantir une intégration complète et transparente avec les systèmes existants, les systèmes back-end, les futurs systèmes, les flux de production et les processus.

Glasses resting on documents on desk

Quels sont les catalyseurs de la transformation des services financiers ?

Qu'il s'agisse du nouveau Règlement général sur la protection des données (RGPD) ou d'autres lois relatives à la corruption ou à l'obligation de déclarer les conditions de paiement, un nombre croissant de défis en matière de conformité incitent les services financiers à changer. Les méthodes traditionnelles basées sur l'utilisation de documents papier rendent non seulement les processus clés plus complexes et difficiles à gérer, mais compromettent également la conformité réglementaire. Outre l'amélioration de l'efficacité et la flexibilité, l'introduction de la technologie numérique automatisée permet aux entreprises de créer des processus responsables plus transparents, ainsi que des flux de travail en adéquation avec le paysage de conformité complexe actuel.

Les médias font tout un battage publicitaire autour des nouvelles technologies, mais d'après vous, quelle est l'innovation la plus prometteuse pour le service financier ?

Certes, de nombreuses technologies sont décrites comme la prochaine avancée révolutionnaire. Mais de nos jours, c'est l'automatisation qui offre les avantages les plus pratiques et concrets pour un service financier. L'automatisation financière devrait être un pilier stratégique de la transformation numérique des entreprises. C'est un outil essentiel pour rapprocher les informations physiques et les informations numériques gérées par le service. Les avantages de l'intégration de technologies d'automatisation aux processus clé sont nombreux : optimisation de l'efficacité, réduction des coûts d'administration de back-office, simplification de la mise en conformité des entreprises, etc.

L'automation permet aux services financiers de minimiser les risques d'erreur humaine pour ce qui est du traitement des documents papier. Elle garantit également le respect des meilleures pratiques, en simplifiant par exemple les mesures étape par étape intégrées, telles que les approbations obligatoires. Cela évite que les utilisateurs sautent des étapes indispensables au maintien de la conformité. De plus, un processus numérisé peut être facilement contrôlé dans le cadre d'un audit, et cela permet de se conformer à la gouvernance interne et aux réglementations financières externes.

L'utilité de l'intelligence artificielle est-elle surfaite ? Ou peut-elle présenter des avantages pour le service financier ?

L'intelligence artificielle présente plusieurs avantages concrets pour une entreprise. Le meilleur exemple est l'exploitation de données en vue de fournir de précieuses informations prédictives, au lieu de se contenter d'informer l'entreprise de ce qui s'est déjà produit. Les deux tâches principales pour le directeur financier et le service financier sont l'analyse des performances et la création de stratégies. Bien que cette tâche reste axée sur les données, l'intelligence artificielle peut analyser l'équivalent de plusieurs années de données relatives aux performances passées et repérer des schémas significatifs qui pourraient échapper à l'œil humain. Lorsqu'une stratégie est mise en place, l'intelligence artificielle peut surveiller le moindre écart en temps réel, et ainsi alerter l'entreprise en signalant automatiquement les problèmes à l'intervenant approprié lorsqu'une action est nécessaire.

Comment les équipes financières peuvent-elles favoriser une collaboration plus étroite avec les services d'approvisionnement ?

Les services financiers et d'approvisionnement travaillent de plus en plus en étroite collaboration. Pourtant, seul un tiers des entreprises pensent que les fonctions de leurs services financiers et d'approvisionnement sont étroitement harmonisées. La vitesse et la précision des processus de paiement d'une organisation influent fortement sur la qualité de ses relations avec les fournisseurs. Lorsque les processus de paiement sont surchargés en raison de flux de travail mal optimisés, la qualité de ces relations commerciales en pâtit. Par conséquent, de nombreuses entreprises cherchent à améliorer la cohésion via l'intégration de technologies d'automatisation. Cela leur permet de réduire les erreurs et les retards associés au traitement manuel et donc d'améliorer les relations avec les fournisseurs.

Comment le traitement des factures évolue-t-il, et comment sera-t-il exécuté à l'avenir ?

Selon l'AIIM, 22 %[1] des entreprises reconnaissent qu'à l'heure actuelle, seulement un quart de leurs opérations de traitement de factures sont en cours d'automatisation. Toutefois, ce pourcentage devrait croître, et ce pour une raison évidente. D'après les rapports analysés dans le cadre des recherches de l'AIIM, le traitement des factures nécessite en moyenne 3 à 5 jours dans les entreprises qui utilisent encore une solution papier ; et moins d'une journée dans les entreprises ayant recours à une solution automatisée.

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