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La stratégie de la réussite et le processus qui l'accompagne

  • Publié il y a 2 ans
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Quelle que soit sa taille, chaque équipe au sein d'une organisation a un rôle à jouer pour en garantir la santé et la réussite globales. De nos jours, les cadres supérieurs sont amenés à travailler de plus en plus ensemble et avec des équipes aussi diverses que variées, et à collecter des données pertinentes auprès de toutes les unités commerciales afin d'appuyer et d'étayer les décisions concernant l'attribution des ressources, les budgets et les investissements. D'où l'importance d'une collecte des bonnes informations, au bon format et au bon moment.

De nombreuses organisations sont plombées par la sempiternelle recherche de documents physiques, bien connue pour ralentir le processus de décision. Dans la conjoncture actuelle toujours plus concurrentielle, une prise de décision plus rapide permet aux entreprises d'avoir un certain avantage et de se démarquer de ses concurrents. Les retards et délais d'attente, qui freinent la productivité et sapent la motivation des employés, peuvent poser un véritable problème d'un point de vue commercial.

Mais à quoi sont dus de tels retards ? Une mauvaise gestion des données peut en être la cause. Dans de nombreux cas de figure, la récupération rapide d'informations, quand elle est nécessaire, peut monopoliser inutilement toute l'attention et toute l'énergie des employés. Exemple : une facture au format papier remise au service financier pourrait partir d'une commande électronique (conservée au format électronique au sein du système de comptabilité) et comporter un contrat signé au format papier (archivé au sein du service juridique). Cela fait trois documents connexes, tous dans des formats différents et consignés à différents endroits. En cas de problème au niveau de la commande ou de question de la part du client, la résolution de la question pourrait prendre plusieurs jours car les employés devraient rechercher différents documents isolés à des endroits différents.

Pourtant, dans l'idéal, les employés ne devraient pas avoir à passer des heures à chercher des informations, surtout si celles-ci sont nécessaires à la résolution d'un éventuel problème ou à la réponse à une question. Les employés ne devraient pas passer du temps à chercher les données mais à les exploiter.

Pour les responsables des différents services, la capture et l'organisation de toutes les informations connexes au sein de documents électroniques facilement localisables sont essentielles afin d'assurer une prise de décisions rapide, précise et stratégique. Des solutions telles que la capture de documents peuvent faire le lien entre différents services, avec la numérisation de documents au sein d'un seul et même répertoire électronique sécurisé tenu à jour au niveau de tout un ensemble de fonctions commerciales. La capture de documents permet également l'indexation de documents par le biais de concepts pertinents d'un point de vue commercial, permettant ainsi aux utilisateurs de rechercher et de récupérer des documents à partir de différents critères. Des technologies telles que la reconnaissance de caractères et le balisage de métadonnées sont également essentielles afin de permettre un classement correct des actifs et rendre ainsi les processus de recherche et d'identification quasi-instantanés.

L'adoption de tels concepts peut stimuler la productivité des employés et faire en sorte que la récupération de documents ne constitue qu'une étape du processus de collecte de données plutôt qu'un processus en soi.

Plus nous nous appuyons sur les données dans un cadre professionnel, plus leur précision et l'efficacité de la gestion des informations au niveau des différents services commerciaux prennent un caractère essentiel. Un système solide de gestion et de capture de documents permet d'améliorer le flux de travail et les capacités de prise de décision des personnes en charge du processus. Un atout essentiel en termes d'influence au sein du conseil d'administration. Une telle solution peut donc être envisagée en tant qu'outil stratégique et efficace.